Oprogramowanie bazowe stanowi rdzeń systemu Akademus niezbędny do działania wybranych modułów i obejmuje główne funkcje systemu, które są przez moduły wykorzystywane.

Główne cechy, możliwości:

• nadawanie struktury organizacyjnej jednostek,
• zarządzanie danymi osobowymi,
• zarządzanie atrybutami,
• zarządzanie kontami użytkowników,
• nadawanie użytkownikom uprawnień stałych,
• nadawanie użytkownikom uprawnień czasowych,
• tworzenie grup użytkowników,
• możliwość definiowania własnych wydruków,
• generowanie zestawień,
• wielojęzyczność,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Oprogramowanie wspierające pracowników dziekanatów, wspomagające organizację i administrację oraz obsługę procesu kształcenia studentów. Umożliwia tworzenie m.in. studiów, kursów, toków, specjalności, semestrów wraz z zarządzaniem studentami, ich ocenami, statusami podczas wszystkich etapów procesu kształcenia.

Główne cechy, możliwości:

• zarządzanie danymi osobowymi,
• zarządzanie ocenami,
• zarządzanie kursami,
• zarządzanie studiami,
• zarządzanie siatkami,
• zarządzanie tokami,
• zarządzanie zajęciami,
• przyporządkowanie studentów / pedagogów w ramach danego kursu,
• udział pedagogów w zajęciach,
• filtrowanie, sortowanie danych,
• dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Kontrola obiegu podań w ramach całej uczelni. Podanie może zostać dodane przez studenta bądź pedagoga za pośrednictwem udostępnionego im panelu oraz poprzez uprawnionego pracownika dziekanatu.

Główne cechy, możliwości:

• definiowanie obiegu/schematu zatwierdzeń przez pracownika Uczelni pozwalającego na kontrolę i przepływ danych z określeniem uprawnień przy każdym etapie,
• powiązanie z oprogramowaniem Komunikator umożliwia efektywną komunikację pomiędzy wnioskodawcą a osobami decyzyjnymi poprzez automatyczne powiązanie z omawianym tematem,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami,
• dostęp do wniosków i wprowadzanie danych w panelu studenta/pedagoga,
• wydawanie decyzji,
• integracja z Komunikatorem pozwalającym na przepływ informacji.

Moduł umożliwia wydanie elektronicznej legitymacji studenta i doktoranta oraz hologramu oraz eksport do systemów zewnętrznych.

Główne cechy, możliwości:

• nadzór nad procesem przyznawania legitymacji oraz ich duplikatów,
• edycja,
• rejestracja puli hologramów dla studenta i doktoranta,
• nadzór nad procesem przyporządkowywania hologramów,
• eksport danych do systemów zewnętrznych umożliwiających wydruk legitymacji,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Oprogramowanie pozwala na definiowanie opłat, rat, rozliczenia, windykację oraz powiązane powiadomienia i wydruki. Umożliwia zarządzanie opłatami studentów, pedagogów, osób/organizacji np. za wynajem sali, organizację wydarzenia.

Główne cechy, możliwości:

• wyświetlanie listy opłat wraz z określeniem statusu wpłaty,
• możliwość ręcznego wymuszenia uiszczenia opłaty,
• importowanie i rozksięgowywanie wyciągów,
• możliwość tworzenia, edycji cenników oraz przypisywania ich do opłat,
• generowanie wydruków,
• eksportowanie danych do plików xls,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Sprawuje kontrolę nad korespondencją wychodzącej i przychodzącej z Uczelni. Pozwala na zarządzanie książkami pocztowymi, adresatami, grupami adresatów, statusami przesyłek.

Główne cechy, możliwości:

• ewidencja przychodzącej/wychodzącej korespondencji,
• nadawanie statusów,
• generowanie wydruków książki nadawczej i odbiorczej,
• generowanie adresów na kopertach,
• generowanie potwierdzeń nadania,
• integracja z Pocztą Polską, śledzenie przesyłek,
• odbieranie przesyłek z potwierdzeniem podpisu elektronicznego,
• tworzenie grup adresatów i wysyłanie korespondencji seryjnej,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Oprogramowanie umożliwia prowadzenie ewidencji umów zawartych przez Uczelnię z podmiotami zewnętrznymi oraz dołączanie ich cyfrowych kopii.

Główne cechy, możliwości:

• załączanie elektronicznej kopii dokumentu umowy,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do widoku, edycji danych dotyczących umów ograniczony odpowiednimi uprawnieniami użytkownika lub ich grupy.

Umożliwia przeprowadzenie internetowego procesu rejestracji oraz jego ocenę. Za pośrednictwem udostępnionego w Internecie panelu umożliwia kandydatowi uczestniczenie w procesie rekrutacji oraz dostęp do informacji o jego statusie.

Główne cechy, możliwości:

• internetowa rejestracja kandydatów na wybrane studia,
• tworzenie listy otwieranych studiów wraz z kryteriami oraz opisem,
• drukowanie i obsługa dokumentów,
• rejestracja oraz kontrola opłat,
• organizacja egzaminów wstępnych z podziałem na etapy,
• podział kandydatów na grupy egzaminacyjne,
• dołączanie plików do etapu przez kandydata oraz ich ocena,
• rejestracja wyników egzaminów,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Zadaniem oprogramowania jest umożliwienie i optymalizacja komunikacji pomiędzy pracownikami, studentami oraz pozostałymi osobami powiązanymi z Uczelnią posiadającymi aktywne konto w systemie zarządzającym pracą Uczelni.

Główne cechy, możliwości:

• skuteczne komunikowanie pojedynczych użytkowników bądź ich grup za pośrednictwem wiadomości wewnętrznych, email, SMS,
• przesyłanie wiadomości pomiędzy użytkownikami Komunikatora z uwzględnieniem automatycznego powiązania z tematem, którego dotyczy wiadomość (rekrutacja, wniosek, podanie itp).
• możliwość integracji z wieloma modułami.

Pozwala na prowadzenie dziennika osiągnięć oraz dorobku naukowego pracowników, jednostek oraz eksport tych danych do zgodnie z wymogami systemu PBN. W module istnieje możliwość zdefiniowania szablonów rodzajów działalności, zgłoszenia działalności przez pedagoga według stworzonych szablonów. Dodatkowo istnieje możliwość prowadzenia ewidencji, statystyk, generowania raportów oraz wydruków.

Główne cechy, możliwości:

• definiowanie szablonów rodzajów działalności: możliwość walidacji danych, określania pól obowiązkowych i innych warunków (struktura definiowana w dowolnym momencie samodzielnie przez pracownika Uczelni),
• dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami,
• dostęp do wprowadzania danych w panelu pedagoga,
• definiowanie obiegu/schematu zatwierdzeń przez pracownika Uczelni pozwalającego na kontrolę i przepływ danych z określeniem uprawnień przy każdym etapie,
• określenie statusu przetwarzania działalności przez uprawnionych użytkowników,
• widoczna historia statusów w szczegółach działalności,
• audyt w szczegółach dodanej działalności możliwość podglądu ostatnich zmian, jakie zostały wprowadzone,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• prowadzenie ewidencji, statystyk,
• generowanie raportów ilościowych w podziale na dowolne kryteria,
• tworzenie własnych szablonów wydruków definiowanych w formacie dokumentów Open Document Text z ujęciem generowania tabel, wierszy i kolumn tabel pojedynczo, wierszy i kolumn tabel wielokrotnie, z instrukcjami warunkowymi takimi jak for, if
• eksport danych do systemu PBN.

Pomaga wspomagać organizację czasu pracownikom jednostki.

Główne cechy, możliwości:

• organizacja czasu jednego osoby z możliwością współdzielenia,
• wysyłkę zaproszeń do osób zainteresowanych lub ich grup,
• udostępnianie informacji o wydarzeniu na stronie,
• powiadomienie o wydarzeniach,
• wspólne kalendarze dla wielu użytkowników,
• nadawanie użytkownikom uprawnień do zarządzania kalendarzami.

Oprogramowanie pozwala na zarządzanie stypendiami naukowymi finansowanymi z różnych źródeł i nadawanymi przez różne jednostki administracyjne oraz kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów dotyczących stypendiów z wydrukami i możliwością generowania przelewów włącznie.

Główne cechy, możliwości:

• definiowanie typów stypendiów oraz własnych szablonów wniosków,
• dostęp do wniosków i wprowadzanie danych w panelu studenta/doktoranta,
• automatyczne przeliczanie wykazanych przez wnioskodawcę dochodów,
• możliwość prezentowania wniosków i ich statusów na podstawie określonych warunków filtrowania/sortowania,
• widoczna historia statusów w szczegółach stypendium,
• dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami,
• definiowanie obiegu/schematu zatwierdzeń przez pracownika Uczelni pozwalającego na kontrolę i przepływ danych z określeniem uprawnień przy każdym etapie,
• wydruki podań i protokołów (także do plików w określonych formatach),
• możliwość generowania paczek wypłat i przelewów na wskazane przez wnioskodawcę konto wraz z możliwością prezentowania dotychczas utworzonych paczek płatności na podstawie określonych warunków filtrowania/sortowania,
• możliwość tworzenia Komisji Stypendialnych wraz z ustalaniem ich składu oraz możliwością prezentowania utworzonych Komisji Stypendialnych na podstawie określonych warunków filtrowania/sortowania,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• generowanie raportów ilościowych w podziale na dowolne kryteria,
• możliwość dokonywania analiz i generowania statystyk dotyczących stypendiów.

Oprogramowanie służy do kompleksowego zarządzania procesami międzyuczelnianej wymiany studentów w ramach m.in. programu Erasmus+.

Główne cechy, możliwości:

• określanie terminów przyjmowania wniosków oraz weryfikacji wydziałowej i uczelnianej,
• definiowanie dokumentów obowiązkowych i dodatkowych,
• definiowanie listy szkół współpracujących,
• możliwość akceptacji/odrzucenia nominacji przez szkoły współpracujące za pośrednictwem udostępnionego im panelu z informacjami o kandydatach,
• nadawanie wnioskom statusu, nominacji,
• filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
• dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Oprogramowanie umożliwia generowanie raportów danych podlegających ewidencji GUS. Główne cechy oprogramowania, jego możliwości:

• generowanie raportów S-10, S-11, S-12, EN-1
• filtrowanie danych wg zadanych parametrów,
• dostęp do widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Zgodnie z nowelizacją ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym uczelnie, instytuty naukowe itp. mają obowiązek sprawozdawczy do systemu POLon.

Funkcją systemu jest zapewnienie przepływu informacji z systemu Akademus, do systemu Pol-on. System AKADEMUS eksportuje informacje dotyczące.:

• jednostek naukowych,

• kierunków i profili kształcenia,

oraz agreguje dane liczbowe dotyczące m.in. studentów.

Moduł wspomaga organizację ankiet oraz na podstawie wyników tworzy rozbudowane raporty. Jego funkcjonalności pozwalają na tworzenie m.in.

• okresowych ocen pedagoga przez studentów,

• ankiet kandydata.

Funkcja pozwala na tworzenie anonimowych ankiet, gdzie ankietowani mogą udzielić odpowiedzi na pytania z ankiety zachowując anonimowość.

Narzędzie buduje raporty statystyczne na podstawie udzielonych odpowiedzi, dzięki czemu wspomaga możliwości związane z rzetelną oceną pedagoga.

Pozwala na kontrolę realizacji przydziałów pedagogów. Czas zgłoszony przez pedagogów służy m.in. obliczania kosztów studiów, wydziałów itd. Moduł pozwala na akceptację lub odmowę przez dziekana zgłaszanych godzin pedagogów, co stanowi dla kwestury informację o możliwości realizacji wypłaty. Możliwość definiowania własnego schematu, który pozwala na stworzenie procesu obiegu zgłoszonych godzin.

Moduł posiada szereg funkcjonalności pozwalających na raportowanie wykonanych godzin, takich jak:

• przejrzysty kalendarz pozwalający na zgłaszenie godzin przez pedagoga,

• automatyczne pobieranie i uzupełnianie danych na podstawie utworzonych w systemie zajęć,

• możliwość zgłoszenia godzin w każdej chwili - dostęp online, brak blokad,

• możliwość generowania dokumentów papierowych do zgłoszonych godzin,

• możliwość realizacji zgłoszeń bez konieczności tworzenia ewidencji papierowej - można przeprowadzić cały proces w formie elektronicznej.

Moduł pozwala na zarządzanie oraz obsługę rezerwacji obiektów takich jak sale konferencyjne, sale wykładowe, pokoje w hotelach itp. (możliwość tworzenia obiektów wraz ze specyfikacją). Dodatkowo moduł umożliwia wynajem wyposażenia, rozliczanie kosztów, przypisywanie dyżurów oraz generowanie raportów.

Do głównych uproszczeń w module należą funkcjonalności, takie jak:

• ewidenacja dodanych rezerwacji,

• widok w formie kalendarza,

• ewidencja meldunków,

• obiekty - lista obiektów do wynajęcia,

• możliwość definiowania cennika,

• generowanie wydruków,

• generowanie jednorazowych haseł do WI-Fi,

• integracja z Booking.com

Moduł umożliwia przechowywanie oraz zarządzanie plikami użytkowników w chmurze. Wszystkie dane podlegają rozbudowanym uprawnieniom, a także wersjonowaniu.

Do najważniejszych funkcjonalności modułu należą m.in.::

• możliwość zarządzania dyskami, folderami oraz plikami,

• nadawanie priorytetów,

• możliwość udostępniania dysków,

• możliwość udostępniania plików,

• zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do plików.

Celem modułu jest dostarczenie informacji finansowych dotyczących wybranych jednostek organizacyjnych. Moduł pozwala na generowanie raportów finansowych kosztochłonność/cena w podziale na budżet oraz koszty realne. Moduł pozwala również na rozliczenie finansowe pedagogów.

Dzięki rozbudowanym możliwościom moduł pozwala na generowanie raportów będących użytecznymi w podejmowaniu odpowiednich decyzji gospodarczych. Raporty generowane w systemie są:

• wiarygodne,

• zrozumiałe dla użytkownika,

• kompletne,

• łatwe w obsłudze,

• łatwo porównywalne.

Moduł pozwala na tworzenie optymalnych harmonogramów zajęć z uwzględnieniem wielu kryteriów dotyczących zarówno pedagoga, jak i uczestnika. Posiada wiele funkcjonalności wspierających w podejmowaniu decyzji związanych z planowaniem zajęć w tym m.in.:

• łączenie zajęć,

• dostępność terminu według różnorodnych kryteriów,

• wypełnienie siatki dla studentów,

• zarządzanie konfliktami,

• definiowanie czasu niezbędnego na przemieszczenie się uczestników,

• definiowanie czasu wymaganych przerw pomiędzy zajęciami,

• preferencje godzin pedagogów,

• generowanie raportów.

Pozwala na tworzenie stron informacyjnych. Moduł CMS generuje dynamiczne strony internetowe na podstawie dodanych treści oraz utworzonych szablonów. Idealnie nadaje sie do tworzenie stron tj.:

• instrukcje dla studentów/pedagogów/pracowników,

• komunikaty,

• strony informacyjne dotyczące wydarzeń,

• strony domowe,

• strony projektów.

Dzięki modułowi CMS użtkownicy nie znający języka HTML/CSS mogą w prosty sposób tworzyć oraz aktualizować wpisy znajdujące się na stronach informacyjnych.

Zarządzanie treścią w systemie odbywa się za pomocą prostego edytora oraz zestawu odpowiednio przygotowanych pól i formularzy.

Pozwala na stworzenie publicznego katalogu kursów, w tym definiowanie własnych pól, zarządzanie formularzami oraz zarządzanie opisami kursów przez pedagogów. Moduł posiada szereg następujących funkcjonalności:

• możliwość definiowania własnej struktury sylabusa (katalog ECTS) przez Uczelnie,

• możliwość definiowania struktury sylabusa w dowolnym momencie (dostęp do zmian ograniczony jest odpowiednimi uprawnieniami),

• możliwość wypełnienia sylabusa przez Pedagoga w panelu pedagoga,

• możliwość nadawania dostępu do sylabusa dla pracowników,

• generowanie sylabusa w formie drukowalnej,

• ogólnodostępny widok katalogu ECTS na stronie internetowej,

• możliwość określania moderatorów sylabusa (osób, które mogą uzupełniać sylabus ze swojego panelu - może byc wiele np. asystent pedagoga),

• duplikowanie uzupełnionego sylabusa (w przypadku, gdy sylabus nie ulega zmianie w kolejnym semestrze można utworzyć nowy na podstawie uzupełnionego),

• możliwość wygenerowania wersji angielskiej

Moduł dedykowany wszystkim specjalistom zamującym się budżetowaniem przyszłych wydatków oraz organizacją zamówień publicznych. Moduł ułatwia planowanie budżetów i wydatków na zamówienia.

Pomaga w organizacji i tworzeniu zamówień publicznych z zastosowaniem rozwiązań proceduralnych poprzez m.in.:

• kontenery zamówień wraz z wszystkimi powiązanymi z tematem informacjami przypisywane są do odpowiedniej jednostki organiacyjnej,

• możliwość tworzenia odbrębnych struktur kontenerów dopasowanych pod konkretne zamówienia,

• możliwość nadawania uprawnień dostępowych do zamówień (podgląd, edycja, usuwanie).

Moduł umożliwia prowadzenie pełnej dokumentacji np. projektu unijnego z dyskusją, plikami, terminami. Może także służyć jako platforma zgłoszeniowa dla działu IT (naprawy, prośba o pomoc). Moduł posiada szereg funkcjonalności mających na celu optymalizację wykonywania zadań i projektów, takich jak:

• uprawnienia pozwalające na ograniczenie dostępu np. tylko widok, widok + edycja dla określenego koordynatora, obserwatora, wykonawce,

• monitorowanie przeterminowanych zadań,

• automatyczna wysyłka powiadomień do uczestników zadania,

• tworzenie bazy zasobów,

• ewidencja i zarządzanie wypożyczonymi zasobami,

• synchronizacja z kalendarzem,

• rejestracja planowanego budżetu i kosztów,

• możliwość podłączenia plików,

• możliwość grupowania zadań dotyczacych tego samego wątku,

• określanie statusów zadania: realizacja/wykonane/nowe.

Moduł kasowy w systemie AKADEMUS służy do generowania dokumentów sprzedażdy takich jak:

• faktury,
• noty
• kp/kw/raport kasowy

Tworząc fakturę lub inny dokument sprzedaży użytkownik otrzymuje szereg funkcji ułatwiających pracę z dokumentami kasowymi jak automatyczne uzupełnienia, bazy produktów i kontrahentów, automatyczną numerację dokumentów.

Dzięki wbudowanemu w system kreatorowi tworzenie dokumentów staje się proste i szybkie. Większość danych w wystawianych dokumentach uzupełnia się automatycznie, co sprawia, że po stronie użytkownika pozostaje tylko dodanie niezbędnych informacji.

Moduł posiada pełną integrację z bankami dzięki czemu w prosty daje możliwość kontroli nad wyciągami oraz wszelkimi powstałymi płatnościami.

Moduł wprowadza nową jakość obiegu dokumentów w organizacji. Umożliwia definiowanie dowolnych szablonów dokumentów, ścieżek zatwierdzania oraz uprawnień. Można go zintegrować z innymi modułami.

Funkcjonalności ułatwiające zarządzanie dla działu gospodarczego m.in.: ewidencja nieruchomości, terminy i wymagania, książka obiektu budowlanego, umowy najmu, umowy dotyczące eksploatacji nieruchomości, liczniki, rozliczanie eksploatacji, grunty, raporty.

Podstawową funkcją systemu jest zapewnienie obiegu informacji pomiędzy systemem Akademus, a serwerem Active Directory (AD). Active Directory jest usługą katalogową pozwalającą na przechowywanie centralnej bazy informacji o użytkownikach, hasłach oraz uprawnieniach.

Najczęstsze zastosowania:

• integracja z Edurom (wifi),

• integracja z Office365,

• integracja z pocztą/email,

• baza dla SSO (single sign on),

• tworzenie tymczasowych kont dla gości (np. WiFi),

• dostępy do komputerów służbowych,

• dostępy do serwerów plików,

• dostępy do pracowni komputerowych,

• dostępy do pomieszczeń.

Podstawowe informacje:

1. Wymiana danych jest prowadzona w trybie rzeczywistym.

2. W domyślnej konfiguracji Akademus staje się główną bazą autoryzacyjną na uczelni.

3. Możliwość tworzenia różnych schematów i scenariuszy (funkcja przydatna dla stworzenia oddzielnych procedur dla np. studentów, pracowników, doktorantów, gości hotelowych itp.)

4. W systemie Akademus, możliwe jest powiązywanie kont istniejących już w AD, z konkretną osobą w systemie Akademus.

5. Panel AdManager może być używany jako główne narzędzie do zadządzania konfiguracją AD.

Najważniejsze funkcjonalności:

W zależności od ustawień system pozwala m.in. na:

• synchronizację haseł użytkowników (zmiana w systemie Akademus zmienia hasło w AD),

• kontrolę złożoności haseł zgodnie z ustawieniami AD,

• kontrolę terminu ważności,

• blokadę zmiany hasła przez użytkownika z innego punktu niż Akademus,

• automatyczne tworzenie kont w AD podczas logowania do systemu Akademus,

• automatyczne blokowania kont w AD (np. przy utracie praw studenta, zakończeniu umowy z pracownikiem oraz wiele innych),

• automatyczne usuwanie kont w AD,

• synchronizację danych osobowych,

• raporty bieżącego stanu powiązań danych.

System pozwala na definiowanie klauzul, warunków, oświadczeń oraz przypisywanie ich do poszczególnych użytkowników, grup i widoków w systemie np. definiowanie wymaganej klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych w widoku rejestracji kandydata. Zgodnie z wymaganiami RODO (unijne Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) użytkownik musi wyrazić zgodę np. na powierzenie/przetwarzanie danych osobowych oraz udzielić innych zgód w zależności od danych jakie wprowadza do systemu.

Główne cechy i możliwości:

• definiowanie warunków dla użytkowników lub grup użytkowników np. Jan Kowalski, student, kandydat,

• definiowanie rodzajów klauzuli np. wymagana lub opcjonalna,

• moduł klauzul współpracuje z m.in.: modułem rejestracji kandydata,

• możliwość wczytania warunków/klauzul w każdym widoku w systemie,

• ewidencja statusów akceptacji poszczególnych warunków,

• historia klauzul.

Moduł Klauzul rozszerza możliwości i funkcjonalności innych modułów systemu, w tym m.in.: ankiety oraz rejestracja kandydatów.

Zgodnie z wymaganiami RODO moduł pozwala na rejestrowanie oraz prowadzenie ewidencji zebranych zgód wraz z treścią klauzul na jakie zostały one nadane.