Funkcjonalności systemu

Moduł bazowy

Oprogramowanie bazowe stanowi rdzeń systemu Akademus niezbędny do działania wybranych modułów i obejmuje główne funkcje systemu, które są przez moduły wykorzystywane.

Główne cechy, możliwości:

  • nadawanie struktury organizacyjnej jednostek,
  • zarządzanie danymi osobowymi,
  • zarządzanie atrybutami,
  • zarządzanie kontami użytkowników,
  • nadawanie użytkownikom uprawnień stałych,
  • nadawanie użytkownikom uprawnień czasowych,
  • tworzenie grup użytkowników,
  • możliwość definiowania własnych wydruków,
  • generowanie zestawień,
  • wielojęzyczność,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Dziekanat

Oprogramowanie wspierające pracowników dziekanatów, wspomagające organizację i administrację oraz obsługę procesu kształcenia studentów. Umożliwia tworzenie m.in. studiów, kursów, toków, specjalności, semestrów wraz z zarządzaniem studentami, ich ocenami, statusami podczas wszystkich etapów procesu kształcenia.

Główne cechy, możliwości:

  • zarządzanie danymi osobowymi,
  • zarządzanie ocenami,
  • zarządzanie kursami,
  • zarządzanie studiami,
  • zarządzanie siatkami,
  • zarządzanie tokami,
  • zarządzanie zajęciami,
  • przyporządkowanie studentów / pedagogów w ramach danego kursu,
  • udział pedagogów w zajęciach,
  • filtrowanie, sortowanie danych,
  • dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Podania

Kontrola obiegu podań w ramach całej uczelni. Podanie może zostać dodane przez studenta bądź pedagoga za pośrednictwem udostępnionego im panelu oraz poprzez uprawnionego pracownika dziekanatu.

Główne cechy, możliwości:

  • definiowanie obiegu/schematu zatwierdzeń przez pracownika Uczelni pozwalającego na kontrolę i przepływ danych z określeniem uprawnień przy każdym etapie,
  • powiązanie z oprogramowaniem Komunikator umożliwia efektywną komunikację pomiędzy wnioskodawcą a osobami decyzyjnymi poprzez automatyczne powiązanie z omawianym tematem,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami,
  • dostęp do wniosków i wprowadzanie danych w panelu studenta/pedagoga,
  • wydawanie decyzji,
  • integracja z Komunikatorem pozwalającym na przepływ informacji.

Ewidencja, wydanie elektronicznej legitymacji studenta/doktoranta

Moduł umożliwia wydanie elektronicznej legitymacji studenta i doktoranta oraz hologramu oraz eksport do systemów zewnętrznych.

Główne cechy, możliwości:

  • nadzór nad procesem przyznawania legitymacji oraz ich duplikatów,
  • edycja,
  • rejestracja puli hologramów dla studenta i doktoranta,
  • nadzór nad procesem przyporządkowywania hologramów,
  • eksport danych do systemów zewnętrznych umożliwiających wydruk legitymacji,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Opłaty

Oprogramowanie pozwala na definiowanie opłat, rat, rozliczenia, windykację oraz powiązane powiadomienia i wydruki. Umożliwia zarządzanie opłatami studentów, pedagogów, osób/organizacji np. za wynajem sali, organizację wydarzenia.

Główne cechy, możliwości:

  • wyświetlanie listy opłat wraz z określeniem statusu wpłaty,
  • możliwość ręcznego wymuszenia uiszczenia opłaty,
  • importowanie i rozksięgowywanie wyciągów,
  • możliwość tworzenia, edycji cenników oraz przypisywania ich do opłat,
  • generowanie wydruków,
  • eksportowanie danych do plików xls,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Książka pocztowa

Sprawuje kontrolę nad korespondencją wychodzącej i przychodzącej z Uczelni. Pozwala na zarządzanie książkami pocztowymi, adresatami, grupami adresatów, statusami przesyłek.

Główne cechy, możliwości:

  • ewidencja przychodzącej/wychodzącej korespondencji,
  • nadawanie statusów,
  • generowanie wydruków książki nadawczej i odbiorczej,
  • generowanie adresów na kopertach,
  • generowanie potwierdzeń nadania,
  • integracja z Pocztą Polską, śledzenie przesyłek,
  • odbieranie przesyłek z potwierdzeniem podpisu elektronicznego,
  • tworzenie grup adresatów i wysyłanie korespondencji seryjnej,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Rejestr umów

Oprogramowanie umożliwia prowadzenie ewidencji umów zawartych przez Uczelnię z podmiotami zewnętrznymi oraz dołączanie ich cyfrowych kopii.

Główne cechy, możliwości:

  • załączanie elektronicznej kopii dokumentu umowy,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do widoku, edycji danych dotyczących umów ograniczony odpowiednimi uprawnieniami użytkownika lub ich grupy.

Internetowa rejestracja oraz selekcja kandydata

Umożliwia przeprowadzenie internetowego procesu rejestracji oraz jego ocenę. Za pośrednictwem udostępnionego w Internecie panelu umożliwia kandydatowi uczestniczenie w procesie rekrutacji oraz dostęp do informacji o jego statusie.

Główne cechy, możliwości:

  • internetowa rejestracja kandydatów na wybrane studia,
  • tworzenie listy otwieranych studiów wraz z kryteriami oraz opisem,
  • drukowanie i obsługa dokumentów,
  • rejestracja oraz kontrola opłat,
  • organizacja egzaminów wstępnych z podziałem na etapy,
  • podział kandydatów na grupy egzaminacyjne,
  • dołączanie plików do etapu przez kandydata oraz ich ocena,
  • rejestracja wyników egzaminów,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Komunikator

Zadaniem oprogramowania jest umożliwienie i optymalizacja komunikacji pomiędzy pracownikami, studentami oraz pozostałymi osobami powiązanymi z Uczelnią posiadającymi aktywne konto w systemie zarządzającym pracą Uczelni.

Główne cechy, możliwości:

  • skuteczne komunikowanie pojedynczych użytkowników bądź ich grup za pośrednictwem wiadomości wewnętrznych, email, SMS,
  • przesyłanie wiadomości pomiędzy użytkownikami Komunikatora z uwzględnieniem automatycznego powiązania z tematem, którego dotyczy wiadomość (rekrutacja, wniosek, podanie itp).
  • możliwość integracji z wieloma modułami.

Ewidencja Działalności Twórczej

Pozwala na prowadzenie dziennika osiągnięć oraz dorobku naukowego pracowników, jednostek oraz eksport tych danych do zgodnie z wymogami systemu PBN. W module istnieje możliwość zdefiniowania szablonów rodzajów działalności, zgłoszenia działalności przez pedagoga według stworzonych szablonów. Dodatkowo istnieje możliwość prowadzenia ewidencji, statystyk, generowania raportów oraz wydruków.

Główne cechy, możliwości:

  • definiowanie szablonów rodzajów działalności: możliwość walidacji danych, określania pól obowiązkowych i innych warunków (struktura definiowana w dowolnym momencie samodzielnie przez pracownika Uczelni),
  • dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami,
  • dostęp do wprowadzania danych w panelu pedagoga,
  • definiowanie obiegu/schematu zatwierdzeń przez pracownika Uczelni pozwalającego na kontrolę i przepływ danych z określeniem uprawnień przy każdym etapie,
  • określenie statusu przetwarzania działalności przez uprawnionych użytkowników,
  • widoczna historia statusów w szczegółach działalności,
  • audyt w szczegółach dodanej działalności możliwość podglądu ostatnich zmian, jakie zostały wprowadzone,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • prowadzenie ewidencji, statystyk,
  • generowanie raportów ilościowych w podziale na dowolne kryteria,
  • tworzenie własnych szablonów wydruków definiowanych w formacie dokumentów Open Document Text z ujęciem generowania tabel, wierszy i kolumn tabel pojedynczo, wierszy i kolumn tabel wielokrotnie, z instrukcjami warunkowymi takimi jak for, if
  • eksport danych do systemu PBN.

Kalendarz

Pomaga wspomagać organizację czasu pracownikom jednostki.

Główne cechy, możliwości:

  • organizacja czasu jednego osoby z możliwością współdzielenia,
  • wysyłkę zaproszeń do osób zainteresowanych lub ich grup,
  • udostępnianie informacji o wydarzeniu na stronie,
  • powiadomienie o wydarzeniach,
  • wspólne kalendarze dla wielu użytkowników,
  • nadawanie użytkownikom uprawnień do zarządzania kalendarzami.

Stypendia

Oprogramowanie pozwala na zarządzanie stypendiami naukowymi finansowanymi z różnych źródeł i nadawanymi przez różne jednostki administracyjne oraz kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów dotyczących stypendiów z wydrukami i możliwością generowania przelewów włącznie.

Główne cechy, możliwości:

  • definiowanie typów stypendiów oraz własnych szablonów wniosków,
  • dostęp do wniosków i wprowadzanie danych w panelu studenta/doktoranta,
  • automatyczne przeliczanie wykazanych przez wnioskodawcę dochodów,
  • możliwość prezentowania wniosków i ich statusów na podstawie określonych warunków filtrowania/sortowania,
  • widoczna historia statusów w szczegółach stypendium,
  • dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami,
  • definiowanie obiegu/schematu zatwierdzeń przez pracownika Uczelni pozwalającego na kontrolę i przepływ danych z określeniem uprawnień przy każdym etapie,
  • wydruki podań i protokołów (także do plików w określonych formatach),
  • możliwość generowania paczek wypłat i przelewów na wskazane przez wnioskodawcę konto wraz z możliwością prezentowania dotychczas utworzonych paczek płatności na podstawie określonych warunków filtrowania/sortowania,
  • możliwość tworzenia Komisji Stypendialnych wraz z ustalaniem ich składu oraz możliwością prezentowania utworzonych Komisji Stypendialnych na podstawie określonych warunków filtrowania/sortowania,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • generowanie raportów ilościowych w podziale na dowolne kryteria,
  • możliwość dokonywania analiz i generowania statystyk dotyczących stypendiów.

Wymiana studencka - przyjazd/wyjazd

Oprogramowanie służy do kompleksowego zarządzania procesami międzyuczelnianej wymiany studentów w ramach m.in. programu Erasmus+.

Główne cechy, możliwości:

  • określanie terminów przyjmowania wniosków oraz weryfikacji wydziałowej i uczelnianej,
  • definiowanie dokumentów obowiązkowych i dodatkowych,
  • definiowanie listy szkół współpracujących,
  • możliwość akceptacji/odrzucenia nominacji przez szkoły współpracujące za pośrednictwem udostępnionego im panelu z informacjami o kandydatach,
  • nadawanie wnioskom statusu, nominacji,
  • filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
  • dostęp do widoku, edycji danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Raportowanie danych dla GUS

Oprogramowanie umożliwia generowanie raportów danych podlegających ewidencji GUS. Główne cechy oprogramowania, jego możliwości:

  • generowanie raportów S-10, S-11, S-12, EN-1
  • filtrowanie danych wg zadanych parametrów,
  • dostęp do widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

Eksport danych do POLon

Oprogramowanie umożliwia eksport danych do systemu POL-on, gromadzącego informacje o m.in. jednostkach naukowych, kierunkach i profilach kształcenia, agregującego dane liczbowe dotyczące m.in. studentów.

System oceny pedagoga - ankietowanie

Organizacja ankiet z rozbudowanymi raportami. Pozwala na tworzenie m.in. okresowych ocen pedagoga przez studentów, ankiet kandydata itp.. Funkcja pozwala na tworzenie anonimowych ankiet, gdzie studenci mogą ocenić swoich pedagogów. Narzędzie zawiera raporty statystyczne na podstawie wprowadzanych danych.

Rejestracja godzin pedagoga

Pozwala na kontrolę realizacji przydziałów pedagogów. Czas zgłoszony przez pedagogów służy m.in. obliczania kosztów studiów, wydziałów itd. Moduł pozwala na akceptację lub odmowę przez dziekana zgłaszanych godzin pedagogów, co stanowi dla kwestury informację o możliwości realizacji wypłaty. Możliwość definiowania własnego schematu, który pozwala na stworzenie procesu obiegu zgłoszonych godzin.

System Rezerwacji Obiektów

Moduł umożliwia zarządzanie wynajmem obiektów/sal wraz z pełną obsługą rezerwacji, rozliczaniem kosztów, wyposażeniem, dyżurami oraz raportowaniem.

eDysk

Umożliwia przechowywanie plików użytkowników w chmurze. Wszystkie dane podlegają rozbudowanym uprawnieniom oraz wersjonowaniu.

Główne cechy oprogramowania, jego możliwości:

  • zarządzanie dyskami, folderami, plikami,
  • nadawanie priorytetów,
  • możliwość udostępniania dysków z nadawaniem praw dostępu.

Raporty finansowe

Moduł pozwala na generowanie raportów finansowych kosztochłonność/cena w podziale na budżet oraz koszty realne. Moduł pozwala na rozliczenie finansowe pedagogów.

Planowanie zajęć

Moduł pozwala na tworzenie planów według wielu kryteriów (pedagog, uczestnik), łączenie zajęć, dostępność terminu według różnorodnych kryteriów, wypełnienie siatki dla studentów, zarządzanie konfliktami, definiowanie czasu niezbędnego na przemieszczenie się uczestników, definiowanie czasu wymaganych przerw pomiędzy zajęciami, preferencje godzin pedagogów, raporty.

CMS

Pozwala na tworzenie stron informacyjnych. Przykładami takich stron mogą być instrukcje dla studentów/pedagogów/pracowników, komunikaty, strony informacyjne dotyczące wydarzeń, strony domowe, strony projektów.

Katalog ECTS/Sylabus

Pozwala na stworzenie publicznego katalogu kursów, w tym definiowanie własnych pól, zarządzanie formularzami oraz zarządzanie opisami kursów przez pedagogów.

Budżetowanie oraz Zamówienia publiczne

System wspomaga zarządzanie budżetami oraz wyposażeniem / licencjami poszczególnych jednostek. Każde zamówienie to kontener na wszystkie powiązane z danym tematem informacje.

Projekty/Zadania

Moduł umożliwia prowadzenie pełnej dokumentacji np. projektu unijnego z dyskusją, plikami, terminami. Może także służyć jako platforma zgłoszeniowa dla działu IT (naprawy, prośba o pomoc).

Moduł kasowy

Moduł pozwala na wystawianie dokumentów kasowych takich jak:

  • faktury,
  • noty
  • kp/kw/raport kasowy

Dodatkowo pozwala na pełną integrację z bankami oraz kontrolą wyciągów i płatności.

Elektroniczny Obieg Dokumentów - EOD

Moduł wprowadza nową jakość obiegu dokumentów w organizacji. Umożliwia definiowanie dowolnych szablonów dokumentów, ścieżek zatwierdzania oraz uprawnień. Można go zintegrować z innymi modułami.

Dział gospodarczy

Funkcjonalności ułatwiające zarządzanie dla działu gospodarczego m.in.: ewidencja nieruchomości, terminy i wymagania, książka obiektu budowlanego, umowy najmu, umowy dotyczące eksploatacji nieruchomości, liczniki, rozliczanie eksploatacji, grunty, raporty.

Powrót

Chcesz poznać więcej szczegółów?

Skontaktuj się z nami

+48 58 732 72 19
|
bok@akademus.pl